Revista Piata / nr.25 / noiembrie 2006

La masa negocierilor, partenerii de discutie trebuie sa anticipeze"miscarile" celuilalt astfel incat nici unul sa nu piarda miza

Specialistii au formulat numeroase definitii ale negocierii, dezvaluind viziuni proprii asupra a ceea ce presupune aceasta. Fiecare dintre noi este pus in situatia sa negocieze ceva in diferite momente, fie ca este vorba despre un salariu mai mare sau un post mai bun intr-o companie.

"Sa obtii atat cat iti trebuie astfel incat sa dezvolti un parteneriat de lunga durata cu celalalt; maiestria prin care poti sa obtii de la celalalt tot ceea ce ti-ai dorit, dar fara sa ii lezezi sentimentele si interesele", asa defineste procesul negocierii Petre Nicolae, General Manager al firmei de consultanta CBC Romania.

Inca de la inceput trebuie facuta distinctia dintre targuiala, ca incercare de a obtine un avantaj clar in detrimentul celeilalte parti si negocierea in adevaratul sens al cuvantului, care se refera la situatiile in care cele doua parti cauta impreuna o solutie acceptabila, ambii parteneri avand de castigat in urma intalnirii.

Cele patru faze ale negocierii

Pregatirea - Ce dorim noi?

Trebuie sa cunoastem foarte bine ceea ce dorim sa obtinem de la partea adversa

Dezbaterea - Ce vor ei?

Trebuie sa le comunicam ceea ce dorim, dar nu si termenii prin care dorim sa obtinem ceea ce ne intereseaza. Este necesara atentia la semnalele ce ar putea indica dorinta lor de a merge mai departe

Propunerea - Ce putem negocia?

Se foloseste formula"daca... atunci". Astfel, daca ei indeplinesc unele din conditiile noastre, atunci si noi putem indeplini unele din conditiile lor

Negocierea - Ce putem face in schimb?

Se fac schimburi de propuneri pentru a fi de acord cu solutiile specifice. In cadrul acestei etape se foloseste intotdeauna conditionalul"daca... atunci"

Pregatirea echipei inainte de prezentarea la procesul de negociere influenteaza 70-80% din rezultat

"Daca privim peisajul retailului romanesc, sunt putine cazurile de negocieri in regim de parteneriat reusite in adevaratul sens al termenului. Acest lucru este oarecum normal, daca ne gandim ca pentru o astfel de negociere este nevoie de definirea unor obiective comune, increderea in capacitatea de a rezolva impreuna problemele, deschidere nu doar fata de pozitia proprie, ci si fata de perspectiva pe care o are celalalt, motivatia si dorinta de a lucra in echipa, increderea reciproca", considera Catalin Sfrija, general manager al companiei de consultanta in negocieri Negotiate'R'S. Inainte de elaborarea planulului despre "cum" se negocieaza, trebuie stiut cand e indicat sa nu se negocieze. De exemplu, cand exista riscul de a pierde tot, cand timpul este presant, cand, asteptand, situatia se poate imbunatati de la sine sau cand pregatirea nu este suficienta.

Istoricul relatiilor mult prea scurte dintre furnizori si retaileri reprezinta o alta cauza a negocierilor greoaie dintre cele doua parti, iar pe de alta parte, ritmul foarte intens de dezvoltare a comertului care face ca numarul buyerilor si key account managerilor cu experienta sa fie insuficient, iar volumul de munca pus pe umerii lor sa fie supradimensionat."In aceste conditii, nu prea iti"arde" de negocieri ample, in care doar consolidarea relatiei "mananca" mult timp. Este mai simplu sa transezi obiectivele in felii mai mici si sa obtii ceea ce e mai la indemana astazi", a adaugat Sfrija.

Negocierea este un joc de sah in care sunt prevazute cat mai multe mutari inainte si se anticipeaza mutarile adversarului, ca raspuns la mutarea celuilalt

Dincolo de parerile conform carora tinuta si comportamentul ar fi cele mai importante intr-o negociere, cheia succesului sta de fapt in pregatire. Cine este "adversarul", ce doreste sa obtina, ce obiective are sunt amanunte de luat in seama. Cu cat se cunoaste mai bine "adversarul" inainte de confruntare, iar pregatirea s-a facut in detaliu, cu atat exista sanse mai mari de reusita.

"Sa incerci sa iti intelegi partenerul de negociere din perspectiva lui si nu a ta. Daca il intelegi bine si intri in pielea lui inseamna ca iti dai seama si ce nivel de asteptari are fata de detalii cum ar fi modul in care trebuie sa te imbraci, ce atitudine sa ai, locul potrivit al intalnirii", este de parere Catalin Sfrija. Toate aceste lucruri sunt in stransa legatura cu natura relatiei pe care fiecare o are cu partenerul de negociere.

Profesionistii in negociere se detaseaza de felul in care arata partenerul de discutie si de atitudinea lui, incercand sa se axeze pe esenta discutiei, pe rezultatul dorit si pe modalitatile de conducere a discutiei. Pentru cineva mai putin antrenat, insa, contextul poate juca intr-adevar un rol mai important decat esenta discutiei.

In ceea ce priveste tinuta, fiecare este bine sa se imbrace si sa se comporte astfel incat sa se simta confortabil pentru ca negocierea este intai un joc al mintii. "Ca mintea sa dea rezultate maxime trebuie sa se detaseze de tensiuni, frustrari si de presiunile de moment. Daca ma duc la o intalnire importanta si nu am o tinuta adecvata, automat chestia asta provoaca un stres, iar o minte stresata nu mai fuctioneaza la aceiasi parametri", apreciaza general managerul Negotiate'R'S.

Tinuta are rolul sau in orice negociere. Specialistii apreciaza ca atunci cand partenerii au in fata o persoana bine imbracata, cu prestanta, tendinta este sa o asocieze cu inteligenta.

Calitatile unui bun negociator: sa cunoasca bine piata, sa fie profesionist in domeniul vanzarilor, sa aiba un plan de negociere care sa ii permita o privire de ansamblu asupra discutiei, sa aiba un plan de rezerva

Orice negociere trebuie inteleasa ca un joc de sah in care sunt prevazute cat mai multe mutari inainte, in care fiecare se pune in pielea partenerului de discutie. Pe principiul jocului de sah, pentru a face o mutare buna, trebuie stiut inainte cu sapte-opt mutari ce va face celalalt, ca raspuns la prima mutare. Astfel, trebuie dus jocul cat mai multe etape inainte.

Madalina Popescu, General Manager Pluri Consultants Romania, vorbeste despre doua tipuri de pregatire. Primul este trainingul initial, care include principiile de baza, tacticile, instrumentele de negociere. In cel de-al doilea caz este vorba despre for marea continua prin training. "Ambele tipuri de pregatire contin atat transfer de cunostinte, cat si multe aplicatii practice si simulari reale de negociere", a declarat Madalina Popescu.

Specialistii apreciaza ca negociatorii buni sunt rari si au un cumul de calitati: stapanire de sine, capacitate de conceptualizare, de anticipare, rigoare, creativitate etc. Insa una dintre calitatile indispensabile este experienta, iar negociatorii cei mai tari sunt cei care reusesc sa duca "jocul de sah" pana la capat, fiind ei insisi.

"Un negociator trebuie sa aiba control asupra psihicului sau. El trebuie sa ii dovedeasca celuilalt ca este exact omul de care are nevoie pentru a incheia afacerea respectiva", spune Petre Nicolae.

Modul in care se comporta partenerul de discutie, limbajul trupului spun foarte multe des pre ceea ce se intampla in mintea si in sufletul partenerului de discutie. "Mitul acesta al jucatorilor care isi ascund emotiile atat de bine incat nu reuseste nimeni sa isi dea seama ce gandesc este o experienta cu care m-am intalnit de foarte putine ori si nici nu cred ca este o atitudine intotdeauna corecta pentru ca emotiile sunt o arma foarte buna pentru influentarea cursului discutiei. Atunci cand nu arati nici o emotie e ca si cum ai renunta de bunavoie la o parte din arsenalul pe care il poti folosi in influentarea adversarului", apreciaza directorul Negotiate'R'S.

Reguli ale negocierii

Punctualitatea:

- respectarea timpului celeilalte parti este parte din modul in care ne respectam partenerul de negociere.

Salutul:

- este primul pas al ritualului unei intalniri si permite manifestarea vizibila a atitudinii fata de celalalt; - formula de salut trebuie sa cuprinda si numele si functia/titlul persoanei careia ne adresam.

Strangerea mainii:

- in general, persoana care intinde prima mana are mai multa initiativa, este mai interesata de stabilirea unei relatii, are mai multa siguranta de sine;- pentru a nu sugera slabiciunea, este indicata o strangere de mana ferma, de scurta durata.

Tinuta:

- prima impresie este puternic influentata de tinuta, o componenta importanta fiind imbracamintea; - modul in care ne imbracam ne reprezinta; in mediul de afaceri,"codul" imbracamintii este un ritual in sine;- tinuta protocolara sugereaza o atitudine conservatoare, imbracamintea"casual" semnifica simplitate, degajare, tinuta dreapta, usor lasata pe spate, cu privirea ferma, directa, sugereaza siguranta de sine sau chiar superioritatea, tinuta plecata, cu umerii cazuti, arata slabiciunea, nesiguranta.

Expresia fetei:

- expresia fetei transmite foarte usor starea emotionala;- trebuie sa fim mereu atenti nu doar la expresia afisata de catre noi, ci si la cea a partenerului de negociere; - pentru a distinge mimica spontana de cea"jucata" este nevoie de experienta si de stapanire de sine; - o"arma" simpla si eficace este zambetul: atrage privirea, provoaca simpatia spontana si poate deveni un argument convingator.

In Romania exista credinta ca nimeni nu reprezinta interesele unei companii mai bine decat propriul manager

Modul de exprimare, limbajul paraverbal sunt importante in reusita negocierii. Tonalitatea, ritmul, debitul verbal trebuie controlate in totalitate. "Daca cel din fata are un temperament melancolic, are o tonalitate joasa, inexpresiva, nu poti sa ai un registru inalt pentru ca ii dai o stare de disconfort", recomanda la randul sau Petre Nicolae.

La orice negociere se merge in echipa, pentru ca a avea posibilitatea consultarii cu cineva sau macar de a citi in ochii partenerului de echipa ca ceva nu functioneaza bine este un lucru esential.

Specialistii apreciaza ca fiind extrem de important managementul timpului. Cele mai bune rezultate se obtin, de obicei, in ultimele 5-10 minute ale intalnirii, cand partile sunt dispuse la compromisuri de dragul de a nu compromite ceea ce s-a obtinut deja.

Companiile romanesti ezita in a apela la specialistii in negocieri. Spre deosebire de celelalte piete, in Romania exista credinta ca nimeni nu reprezinta interesele unei companii mai bine decat propriul manager. "Atunci cand la mijloc este o miza foarte mare, cel mai indicat este sa se apeleze la un negociator profesionist, pentru ca o miza mare impune reducerea riscurilor si cere o expertiza aparte", apreciaza Catalin Sfrija.

In relatia dintre retailer si furnizor, primul este cunoscut ca fiind un adversar foarte dur intr-o negociere. "Exista o lipsa acuta de profesionalism a directorilor care lucreaza pe conturile speciale. Sunt slabi in negociere si in loc sa isi convinga partenerul ca nutrebuie sa ii dea un procent in plus, incearca in schimb sa il convinga pe patron ca trebuie sa dea banii", spune Nicolae.

Indiferent de cat de usor sau greu se deruleaza etapele intermediare, negocierea trebuie considerata incheiata doar atunci cand s-a semnat acordul. Nu sunt putine cazurile cand, din lipsa de experienta sau graba, se descopera abia spre final ca unul sau mai multe puncte discutate deja au fost intelese diferit de catre partile implicate. O astfel de ruptura poate da peste cap ceea ce s-a agreat si poate compromite total acordul.

Negociere reusita versus negociere esuata

"Pentru mine, o negociere reusita inseamna sa am un partener de afaceri care are capacitatea de a trece peste anumite orgolii. Consider ca o negociere este reusita atunci cand ma intalnesc cu partenerul si la urmatoarea runda si mi-e drag sa negociez cu el", Petre Nicolae, General Manager CBC Romania.

"O negociere esueaza in momentul in care nu evaluezi corect asteptarile celuilalt, nu iti cunosti alternativele si pierzi astfel legatura cu realitatea. Atunci devine evident ca cele doua parti incep sa vorbeasca limbi diferite. In schimb, o negociere este reusita atunci cand se ating obiectivele cu cat mai putine resurse suplimentare consumate", Catalin Sfrija, General Manager Negociate'R'S.

"Am negociat singura cu o echipa de trei negociatori din partea clientului, cu totii experti in negociere si rezultatul acestei negocieri s-a transformat in cel mai longeviv contract de consultanta exclusiva din piata de consultanta din Romania, iar relatia cu acesti negociatori s-a transformat in timp intr-un real parteneriat", Madalina Popescu, General Manager Pluri Consultants Romania.