Revista Piata / nr.31 / mai 2007

Un dejun de afaceri reusit creaza o imagine favorabila atat asupra celui ce a lansat invitatia, cat si asupra companiei pe care o reprezinta

Pranzul de afaceri este un instrument de scurtare a distansei dintre partenerii de afaceri si o ocazie de explorare a partenerilor. Acest gen de intalnire are si o componenta personala mult mai accentuata decat o intrevedere intr-o sala de conferinse sau intr-un birou. "De multe ori, o vanzare sau un parteneriat nu se realizeaza datorita faptului ca produsul este potrivit sau pretul acceptabil, motivul real fiind relatia de prietenie stabilita intre cele doua parti", a declarat Diana Dejan, Marketing Manager Salesjobs.ro. Ocazia poate fi folosita pentru a gasi puncte comune cu interlocutorul. Astfel, se pot pune intrebari de genul "Unde ati copilarit?", "Ce scoli ati frecventat?", evitand totusi abordarea subiectelor prea intime, care l-ar putea incomoda pe celalalt.

Restaurantul in care este invitat partenerul de afaceri trebuie sa aiba bucatarie internationala, cu locuri suficiente de parcare, sa fie usor de gasit

Conform unui studiu dezvoltat in SUA de o firma de consultansa, 49% dintre directorii financiari intervievati au declarat ca cele mai de succes intalniri de afaceri le-au avut la restaurant. Desi pare surprinzator, multe dintre companii subliniaza importanta primei impresii - in special pentru situatiile unor mese oficiale, astfel incat se straduiesc sa angajeze candidati care pot face diferenta intre un bol de supa si un bol pentru spalarea degetelor. De altfel, in Statele Unite este un obicei destul de des intalnit ca angajatorul sa organizeze un pranz sau o receptie pentru potentialii angajati, tocmai pentru a le evalua felul in care mananca si se comporta in timpul unei mese.

Revenind la pranzul dintre partenerii de afaceri, Madalina Popescu, General Manager la Pluri Consultants, considera ca "cei doi parteneri trebuie sa se cunoasca macar formal si trebuie sa aiba relatii de afaceri inainte de a iesi imprenua". Aceasta considera ca este usor riscant si inoportun sa se invite la un pranz un client potential cunoscut foarte putin si cu care nu s-a stabilit nici un fel de relatie. "Poti avea norocul sa recepteze pozitiv invitatia, sa vina la pranz si totul sa decurga bine, dar mai sunt sanse sa considere gestul o impolitete, sa refuze si, cu acest refuz, orice sansa de apropiere ulterioara sa dispara", completeaza Madalina Popescu.

Invitatia la un pranz mai are avantajul ca se defasoara pe teren neutru, iar discutiile intre participanti sunt usor directionate la acelasi nivel de influenta si putere.

Atat intalnirea la pranzul de afaceri, cat si invitatia la o cafea pot apropia partenerii de afaceri. "La cafea poti invita si posibili reprezentanti ai companiilor, poti face vanatoare de capete sau interviuri de recrutare. Mi se pare potrivit sa inviti la cafea o persoana pe care o cunosti mai putin, dar contextul in care apare invitatia la cafea, precum si locul trebuie alese cu grija. Pe de alta parte, efectele iesirii la o cafea nu sunt aceleasi cu ale iesirii la pranz; la cafea, discutiile sunt mai usoare, mai putin personale si mai scurte", mai spune Madalina Popescu.

Invitatia la pranz trebuie lansata cu o saptamana in avans, pentru a avea timp sa se faca rezervarea, dar si pentru a oferi celuilalt posibilitatea sa isi aranjeze agenda si sa isi stabileasca intrevederile

Astfel, daca un pranz de afaceri poate dura intre o ora si doua ore, o iesire la o cafea dureaza maximum o ora.

Cand este potrivit ca partenerii de afaceri sa iasa la pranz si cand la o cafea? Diana Deja, director de marketing la Salesjobs.ro, explica diferenta: "Depinde foarte mult si de timpul pe care il au la dispozitie cele doua parti, se pot face afaceri foarte bune chiar si la cafea daca interesul si situatiile de moment o cer. Am intalnit cazuri cand oamenii se vad la micul dejun, pentru ca este cea mai putin aglomerata perioada din zi. Deci decizia de a alege cafea sau mic-dejun in loc de pranz nu prea are de-a face cu banii sau cu manierele, doar cu timpul. Evident ca un potential client va fi mult mai incantat de un pranz sau o cina". Dar daca persoana care face invitatia nu este sigura pe manierele sale sau nu considera ca ar face fata unei iesiri la restaurant se poate limita la o iesire la cafea.

Specialistii recomanda un alt instrument puternic de "impresionare" a partenerului de afaceri, destul de putin folosit in peisajul de afaceri romanesc. Si anume invitatia la micul dejun. "Nimic nu apropie mai mult decat cafeaua si croissantul de dimineata. Trebuie ales un hotel sau un restaurant de prestigiu si succesul este garantat", mai spune Madalina Popescu.

In mediul de afaceri nu conteaza cine face invitatia, daca este vorba despre un barbat sau o femeie, nu exista restrictii de sex sau scara ierarhica. Cu toate acestea, mai rar un Sales Representative va invita la pranz un General Manager. Mai degraba se intampla invers. De obicei, invitatiile se fac la acelasi rang pentru a fi onorate si percepute corect. In majoritatea cazurilor, persoana care are ceva de comunicat face invitatia. "Un pranz de afaceri poarta intotdeauna un interes, nu se intampla niciodata degeaba. Scopul poate fi cunoasterea, consolidarea relatiei, culegerea de informatii, impartasirea de opinii sau pur si simplu luarea de decizii pe proiecte comune. Niciodata nu se programeaza un pranz de afaceri fara nici un motiv", spune Madalina Popescu.

Stabilirea orei potrivite pentru pranzul de afaceri se face de comun acord. Intervalul orar recomandat este 12.30- 14.30 sau chiar ora 15.00. "Dimineata, pana la ora 12.30, este rezervata problemelor importante de rezolvat. De asemenea, in masura in care aveti acces la astfel de informatii, incercati sa tineti cont de obiceiurile persoanei pe care doriti sa o invitati si nu propuneti intalnirea pentru ora 12.00, cand aceasta obisnuieste sa serveasca masa de pranz in jurul orei 15.00", spune Diana Dejan. In plus, invitatia trebuie lansata cu o saptamana in avans pentru a avea timp sa se faca rezervarea, dar si pentru a oferi celuilalt posibilitatea sa isi aranjeze agenda si sa isi stabileasca intrevederile.

Restaurantul trebuie sa fie apropiat de biroul clientului, astfel incat sa nu se piarda foarte mult timp pe drum

Un aspect deosebit de important este alegerea restaurantului potrivit ce va influenta desfasurarea intalnirii. Iesirea la pranz va furniza informatii atat despre persoana care face invitatia, cat si despre compania pe care o reprezinta. Acesta trebuie sa fie apropiat de biroul clientului, astfel incat sa nu se piarda foarte mult timp pe drum. Iar daca respectivul client este din afara localitatii, trebuie ales un restaurant situat in apropierea hotelului in care este cazat. Este bine ca partenerului de afaceri sa i se ofere posibilitatea de a alege intre mai multe restaurante. In orice caz, variantele propuse trebuie sa tina cont de preferintele sau interdictiile culinare ale invitatului, care poate fi alergic la unele ingrediente sau poate sa sufere de diabet, sa fie vegetarian sau sa aiba o alta religie care nu-i permite consumul anumitor alimente.

"In recomandarea localului, bazati-va pe cunostintele dumneavoastra sau ale prietenilor dumneavoastra. Alegeti un restaurant pe care l-ati frecventat si pe care il cunoasteti, pentru a nu avea surprize neplacute. De asemenea, ar fi recomandat ca acesta sa aiba separeuri sau sa poata oferi mese mai retrase, astfel incat conversatia sa ramana doar intre participantii la masa de pranz", recomanda Diana Dejan. Cunoasterea restaurantului in care va avea loc intalnirea este esentiala si pentru a putea recomanda celuilalt un anumit meniu sau o bautura, dar si pentru a preintampina surprizele legate de chelnerii nepoliticosi sau care "uita" sa onoreze comanda. Indiferent de cel ce alege restaurantul, persoana care lanseaza invitatia ramane gazda si este responsabila de bunul mers al lucrurilor, precum si de achitarea notei de plata.

Stabilirea orei potrivite pentru pranzul de afaceri se face de comun acord. Intervalul orar recomandat este 12.30-14.30 sau chiar ora 15.00

Madalina Popescu recomanda alegerea unui restaurant cu bucatarie internationala, astfel incat partenerul de afaceri sa aiba posibilitatea de a alege dintr-o varietate de meniuri, un local cu locuri suficiente de parcare, usor de gasit. Un restaurant cu specific l-ar putea limita pe invitat in a alege mancarea preferata. De asemenea, spune aceasta, restaurantul va fi un loc obisnuit de intalnire al lumii bune. De aceea, trebuie sa se cunoasca tipul de clienti care frecventeaza respectivul local, daca are spatii pentru fumatori si nefumatori. Iar in cazul in care invitatul este nefumator, se va opta pentru loc bine delimitat, pentru a nu fi deranjat de fumul de tigara. Restaurantul nu trebuie sa fie neaparat foarte luxos, ci de clasa, de bun gust si confortabil.

"Este de asemenea indicat ca gazda sa sosesca cu 10 minute - o jumatate de ora inaintea orei stabilite, pentru a se asigura ca totul este in ordine si a-i comunica chelnerului natura acestei intrevederi precum si modalitatea de plata pe care doreste sa o utilizeze", considera Diana Dejan. Toate aceste amanunte, pe care nu trebuie sa le omita o persoana care doreste sa lanseze o invitatie la un pranz de afaceri, pot avea un impact puternic asupra celuilalt si asupra relatiei ulterioare de afaceri. Daca toate aceste amanunte sunt bine puse la punct, relasia de business dintre cei doi parteneri se va fluidiza si mai mult, iar barierele formale vor disparea.

{moscomment}