Despre cum aleg managerii informațiile relevante pentru bunul mers al businessului și despre cum optimizează aceștia impactul informațiilor pe care le dețin asupra companiilor lor am discutat cu Elena Badea, Managing Partner, Valoria Business Solutions. Elena Badea a fost timp de 15 ani Director de Business Development si apoi Director de Marketing al unei companii internaționale de top și are o vastă experiență în business development, account management, marketing corporativ, operațional și marketing digital.

Pe ce criterii selectează managerii informațiile cu care lucrează?
Fiecare companie generează cantități importante de date. Mai mult, managerii au acum acces la informații detaliate despre industria în care activează, despre competitorii lor și despre contextul economic local și global. De modul în care aceste informații sunt structurate, selectate, raportate, analizate și folosite pentru luarea deciziilor ține evoluția pozitivă a afacerilor. Multe companii au acum sisteme complexe de ERP (enterprise resource planning) care facilitează acest proces.
Criteriile pe care le folosesc pentru selectarea informațiilor prezentate în rapoartele pe care le pot ge­nera sunt adeseori următoarele: financiar-contabile, de management, de vânzări, de resurse umane, de achiziții, de producție, de logistică etc. Practic aceste criterii se suprapun pe funcțiunile companiei și oferă rapoarte simple sau complexe cu informații sistematizate pentru managementul resurselor și luarea deciziilor.

Cum aleg aceștia informația relevantă dintr-un noian de informații ce par importante la prima eva­luare?
Informația relevantă este selectată prin aplicarea principiilor din analiza datelor. Sunt patru categorii mari în care putem include informațiile dintr-un business: informații strategice de management, operaționale, financiar-contabile și de investiții. Toate aceste categorii sunt apoi structurate în funcție de mai multe criterii, însă cele mai importante aspecte sunt următoarele:
• Avem nevoie de informații de bază sub formă de tablou de bord al afacerii (de ex. vânzări, marjă, profit, rulaje, cheltuieli, bugete vs. realizat etc.);
• Pentru următorul palier de detaliere avem nevoie de un set coerent de rapoarte funcționale și de management pentru partea operațională a afacerii;
• Sunt necesare analize de business, mai ales ana­liză diagnostic și analiză predictivă.

Cine și pe ce criterii stabilește importanța informațiilor pentru business?
Până să avem o știință a datelor (data science) aceste criterii erau stabilite de conducerea companiei pe baza unor elemente foarte practice și anume: informații care trebuie colectate, stocate, raportate sistematic (lunar de cele mai multe ori) în conformitate cu prevederile legii (aici avem informațiile contabile, fiscale, despre angajați etc.) și informații care ajută la buna gestionare a afacerii. Odată cu prevederile din GDPR și cu avansul digitalizării în toate tipurile de companii, gestio­narea datelor deținute de un business trebuie să treacă la următorul nivel. Acest nivel superior vine și cu cerințe mult mai stricte, dar și cu oportunități de monitorizare, sistematizare și utilizare predictivă a datelor.

Care este alegerea perfectă: informație brută, informație prelucrată (sumarizată), informație interpretată (research)?
Se spune că în management ceea ce nu măsori nu poți să gestionezi. Ei bine, acum mai mult ca oricând aface­rile și managerii pot beneficia de tot aportul informațiilor la creșterea afacerilor. Cea mai bună informație este informația corectă (care are 100% acuratețe) și primită la timp (chiar și în timp real). Dacă ne asigurăm că avem informații 100% corecte, care se pot vizualiza ușor de pe dispozitive mobile, iar actualizarea este realizată la intervale mici de timp (1-3 ore), atunci claritatea în business crește. Dincolo de acest proces, analiza datelor este un proces de inspecție, curățare, transformare și modelare a datelor cu scopul de a descoperi informații utile, de a da concluzii relevante și de a sprijini luarea deciziilor. Atunci când cele două procese funcționează împreună, avem informații de calitate în timp real și analize structurate pentru a vedea tendințele din industrie, sector, companie.

Cum optimizează un manager impactul informațiilor pe care le deține asupra businessului pe care îl coordonează?
Din păcate, în multe companii managerul nu are acest aport. De cele mai multe ori, în companii se fac excelurile și ppt-urile pe care le cere șeful, sau care sunt cerute în ședințe. Fie că se perpetuează cutume de acum 5-10 ani că „așa se face la noi”, fie că se acționează reactiv, la solicitarea altcuiva „de la contabilitate” sau „de la centru”, de cele mai multe ori managerii se limitează la acest rol minimal. Există puține companii din cele active în România care au o cultură a datelor și care au sistemele și mentalitatea necesară pentru a extrage beneficii maxime din informațiile pe care le au, implicând în acest proces managerii. Așadar, ca o estimare personală, nu cred că sunt mai mult de 10% dintre companii care să aibă o cultură organizațională a datelor puternică și să facă managerii responsabili și pro-activ implicați în optimizarea impactului informațiilor pe care le dețin asupra businessului pe care îl coordonează.

Cireste si 7 reguli de aur pentru utilizarea informațiilorîn business